Правила составления писем: 15 пунктов, которые нужно проверить перед тем, как нажать кнопку «отправить»

Правила составления писем: 15 пунктов, которые нужно проверить перед тем, как нажать кнопку «отправить»

15 правилВам нужно отправить письмо вашему клиенту и сообщить, например, о новой акции. Или скидке на продукт, который он так давно ждал. Или пригласить его принять участие в вашем проекте. Вы честно составили письмо, разослали его по клиентам и ждёте результата… И ничего не происходит. Это в лучшем случае — а в худшем, следующее ваше письмо пользователь отправит сразу в папку «Спам». Если это ваш клиент или деловой партнёр, то это может быть весьма печально. И сразу возникает классический вопрос: что я делаю не так? Причин может быть множество. Представляем вашему вниманию простой чек-лист из 15 пунктов, которые позволят вам со спокойной душой отправлять даже самые важные письма.

  • Письмо должно содержать одну основную идею. Если вы хотите пригласить человека, например, на мероприятие, не надо тут же писать о том, что у вас скидка 20% на плюшевых мишек. Если вам очень хочется об этом написать — сделайте отдельно письмо.
  • Обозначайте целевое действие. Если вы отправили коммерческое предложение и хотите, чтобы клиент вам перезвонил, перешёл на ваш сайт или ответ на вопрос — обозначьте это так, чтобы пользователь сразу понял, что от него хотят. Этот пункт проще выполнить, если вы выполнили предыдущий — то есть определились, о чём вы хотите сообщить вашему адресату.
  • Не давайте выбора. «Если что-нибудь может быть сделано не так — оно будет сделано не так. Любая вариативность действия, которые вы предлагает совершить вашему адресату, гарантия того, что не сделает ничего. Письмо должно вести получателя только к одному конкретному шагу.
  • Выход на целевое действие – без ошибок. Если вы хотите, например, чтобы пользователь пополнил счёт — дайте ссылку на страницу платежей, если вы хотите, чтобы он вам позвонил — укажите телефон, если вы хотите, чтобы он к вам приехал — дайте адрес крупно и приложите схему проезда. Предлагая пользователю совершить целевое действие — подумайте о том, как он его будет совершать и постарайтесь предостеречь его на этом пути от ошибок.
  • Содержание должно быть заточено под канал распространения. В нашем случае — под электронную почту. В email неуместны флэш, тяжёлая графика, сложная вёрстка письма и т.д. Чем сильнее вы стараетесь произвести впечатление вычурным письмом, тем сильнее будет обратный эффект, когда в браузере или почтовой программе получателя всё поедет в разные стороны.
  • Offline-автономность. Иногда мы получаем письма, в которых отправитель был недостаточно мудр, чтобы не последовать предыдущему совету, но достаточно сообразителен, чтобы понять, чем это ему грозит — и вставил предупреждение типа «Если это сообщение не отображается корректно, пройдите по ссылке». Такие письма писать нельзя! Письмо должно выполнять свою функцию будучи даже открытым в почтовом клиенте оффлайн. Это также актуально, например, для мобильных устройств.
  • Письмо должно оставаться читабельным даже если не отобразилась ни одна картинка. Текст — это носитель смысла, картинки — создают впечатление. Нельзя подменять одно другим. Смысл вашего послания не должен пострадать, например, от того, что почтовый сервер получателя режет тяжёлые картинки по умолчанию.
  • Всё главное — в начале; всё, что в начале – главное. У журналистов есть правило «пирамиды»: сначала в тексте идёт самая основная информация коротко, затем подробности и второстепенная инфа. Стоит учесть опыт людей, чья профессия — писать тексты, которые читают. Верно и обратное утверждение: всё, что стоит в начале текста письма, читатель полагает основным. Лирические отступления в начале письма — верная гарантия, что до сути его не дочитают, решив, что и дальше будет «вода».
  • Цепляйте получателя на крючок его проблем. Отправляя письмо, в котором вы хотите сообщить человеку что-то важное, подумайте ещё о том, насколько это важно для него. Что ему нужно, что его беспокоит? Перечитывая письмо, которое вы составили, попробуйте ответить на вопрос, какую проблему оно решает. Ответ о том, нужно ли оно, придёт сам собой.
  • Branding first. Указывайте название компании в имени отправителя. Ваш адресат наверняка в день получает десятки писем. Не заставляйте его заходить внутрь письма, чтобы узнать, от кого оно. Письмо от отправителя «Безопасность вашего компьютера» наверняка будет отправлено в спам. Письмо от известного антивирусного бренда будет открыто и прочитано, если получатель подписан на его рассылку.
  • Пишите письма заранее. По статистике, письмо живёт неделю — этот тот период, в течение которого оно может быть открыто и перечитано. Не надо отправлять письма «Приходите завтра на открытие!» Человек прочитает его послезавтра, а оно уже будет бесполезным информационным мусором.
  • Сообщение вовлекает в живой контекст, а не реанимирует его. Не пишите письма в стиле «А поговорить?», задающие общие вопросы типа «Что вы думаете об этом?» Такая неловкая попытка вовлечь человека в разговор скорее всего не сработает. Спросите у человека что-нибудь конкретное или предложите ему присоединиться к уже идущему обсуждению — тогда больше шансов на позитивную обратную связь.
  • Ваше письмо должно читаться без лупы. Этот пункт касается тех случаев, когда вы всё же решили использовать сложную вёрстку в оформлении ваших писем. Избегайте мелкого шрифта — вы не договор предлагаете подписывать 🙂 Проведите простой «диван-тест» — если с расстояния в пару метров в открытом письме видно, от кого оно и можно прочитать тему — значит, письмо составлено грамотно. Если же написанное невозможно разобрать, а цвета сливаются в нечитаемую массу — у нас для вас плохие новости.
  • Проверьте ошибки. Уже когда вы разобрались с содержанием и оформлением, проверьте текст на опечатки. Мы живём в очень грамотной стране, и у нас много людей, которые заметят вашу опечатку и решат, что имеют дело с необразованными людьми. Услуги корректора, который вычитает небольшое письмо, буду стоить считанные копейки — средняя ставка на фрилансе за корректуру составляет 30 рублей за 1000 знаков. Подумайте, сколько стоит доверие вашего клиента, которое вы можете потерять, прислав письмо с ошибками.
  • Все технические поля должны быть заполнены корректно. Как ни странно, иногда пользователи получают письма без темы. Чаще всего это касается автоматических систем отправки уведомлений — проверяйте, что вы отправляете другим людям.

По материалам компании UniSender.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *